Informace o zpracování osobních údajů účastníků společenských akcí pořádaných spol. ENERGIE AG BOHEMIA s.r.o.

Kdo je správce osobních údajů?
Společnost ENERGIE AG BOHEMIA s.r.o., IČ 63908298, se sídlem Lazarská 11/6, Nové Město, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vl. 216 581, je správcem osobních údajů, které získává od účastníků společenských, sportovních a kulturních akcí, jichž je pořadatelem (dále jen „společenské akce“).
Jaké osobní údaje správce zpracovává?
Správce zpracovává osobní údaje účastníků společenských akcí obvykle v tomto rozsahu:
jméno, příjmení, zaměstnavatel a pozice účastníka u zaměstnavatele, datum narození, bydliště, email a telefonní číslo.
Správce může od účastníků společenských akcí získávat i osobní údaje spočívající ve specifických identifikátorech vztahujících se k předmětu akce (např. číslo registrace v golfovém klubu).
Tyto osobní údaje jsou získávány přímo od jejich subjektů.
Správce sám svou činností získává osobní údaje subjektů spočívající ve fotografiích popř. videozáznamech za společenských akcí.
Správce nepožaduje předávání osobních údajů nebo jejich získávání nad rozsah nezbytně nutný pro účast a dokumentaci společenské akce.
Za jakým účelem jsou osobní údaje zpracovávány?
Správce osobní údaje získané od subjektů osobních údajů zpracovává za účelem účasti účastníka na společenské akci a vyřízení veškerých nezbytných formalit s tím spjatých. Osobní údaje jsou taktéž použity k vyhlášení případných výsledků, pokud se jedná o sportovní akci.
Tento způsob zpracování správce považuje za plnění smluvního vztahu mezi správcem a subjektem osobních údajů.
Osobní údaje získané správcem ve formě fotografií popř. videí z turnaje zpracovává správce pro propagační a marketingové účely.
Je zpracování osobních údajů zákonné?
Správce považuje zpracování osobních údajů za výše uvedenými účely za zákonné a v souladu s nařízením 2016/679 (GDPR), a to konkrétně podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a b).
Všechny osobní údaje jsou poskytovány dobrovolně. Bez poskytnutí osobních údajů však nemůže dojít k plnění smlouvy mezi správcem a subjektem a tím ani k účasti na společenské akci a z tohoto důvodu je poskytnutí osobních údajů nezbytné.
Ke zpracování osobních údajů spočívajících ve fotografiích a videích ze společenských akcí vyžaduje správce souhlas subjektu osobních údajů. Subjekt osobních údajů není povinen souhlas se zpracování osobních údajů poskytnout, čímž není omezena jeho účast na společenské akci.
Je správce oprávněn zpracovávat osobní údaje i pro jiný účel?
Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje i pro jiný účel, pokud je takové zpracování slučitelné s účely, pro které byly osobní údaje shromážděny a jestliže to jejich povaha nevylučuje. Správce je v takovém případě povinen vyhodnotit zákonnost takového zpracování.
Jsou osobní údaje předávány?
Získané osobní údaje účastníků turnaje správce předává svému smluvnímu partnerovi, který pro něj organizuje společenskou akci.
Pokud je s organizací a účastí na společenské akci nutné předat osobní údaje i dalším osobám popř. je zveřejnit v evidencích veřejně přístupných (např. u zájmových spolků), činí tak správce pouze v nezbytných případech. Správce je vždy povinen smluvně zajistit ochranu osobních údajů, které jsou předávány třetí osobě a předávat pouze nezbytně nutné osobní údaje.
Spočívá-li společenská akce ve sportovním utkání, správce zveřejňuje výsledky z této akce s uvedením jmen a příjmení jejích účastníků.
Jak dlouho jsou osobní údaje uloženy?
Získané osobní údaje správce zpracovává po dobu plnění smluvního závazku. Po skončení plnění smluvního závazku správce osobní údaje ukládá do doby uplynutí zákonných lhůt pro uplatnění práv a nároků, které by se smluvním závazkem mohly souviset, obvykle ne déle než deset let.
Osobní údaje získané pro propagaci a marketing správce jsou jím zpracovávány maximálně po dobu deseti let.
Osobní údaje zveřejněné v registrech zájmových spolků nebo jinak veřejně přístupné správce dále nezpracovává.
Jaká jsou práva subjektu osobních údajů?
Subjekty osobních údajů mají právo:
1. na přístup k osobním údajů spočívající v informaci o tom zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány a v jakém rozsahu,
2. na opravu zpracovávaných osobních údajů,
3. na výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů,
4. vznést námitku proti zpracování.
Účastníci společenských akcí jsou oprávněni obrátit se na dozorový úřad se svou stížností. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů.
Správce osobní údaje účastníků nezpracovává automatizovaně ani takovým způsobem, který by umožňoval jejich přenositelnost.
Jak může účastník kontaktovat správce?
Subjekty osobních údajů se pro uplatnění svých práv mohou na správce obrátit prostřednictvím Pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřencem pro ochranu osobních údajů ve společnosti ENERGIE AG BOHEMIA s.r.o., IČO 63908298, se sídlem Lazarská 11/6, 120 00 Praha 2, je Ing. Lenka Petrášková, lenka.petraskova@energieag.cz .